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Si bien es cierto que suponen una categoría en sí misma, estas instituciones podrían beneficiarse del uso procesos y estrategias comúnmente empleados por las empresas. Una de ellas es el uso de un CRM, abreviación para “customer relationship management”.

 

El concepto que te explicaremos a continuación es mucho más que una simple estrategia de gestión de relaciones con clientes. Un CRM, que se podría definir como una herramienta de negocios enfocada a entender, anticipar y solucionar las necesidades de los usuarios de una organización, para que el valor agregado de la relación entre ambos crezca. El término aplica tanto para metodologías y estrategias, así como a un software específico que facilite el vínculo entre la marca y el público.

Una organización sin fines de lucro demanda pasión y dedicación por una causa, supone horas de trabajo y, con frecuencia, dirigirla se convierte en una lucha constante. Afortunadamente, al momento de entrar un CRM en juego, parte del trabajo se puede volver más sencillo. Para administrar los datos de una organización sin fines de lucro, involucrar a los donantes, organizar estrategias de recaudación de fondos y todo lo que se encuentre entre ellos, su CRM puede ser una ayuda importante.

Esta herramienta brinda una ubicación central para almacenar la mayoría de los datos, de modo que sea más fácil acceder a la información cuando se necesite. A continuación, te dejamos un listado de razones porqué tu organización necesita de un CRM con urgencia.

 

1. Organización

Un CRM será útil para una mejor organización general, así como para el almacenamiento de datos, pero también para la capacidad de aprovecharlos, construir y fortalecer las relaciones con los socios. Permiten que la información sea utilizada de manera más eficiente, para comprender completamente las fortalezas y debilidades de sus relaciones y estrategias.

 

2. Esencial para predecir el nivel de participación

El software utiliza la participación previa con los donantes para indicar el nivel de participación futura. No predice el futuro, pero las ideas sobre las preferencias de los usuarios ayudarán a mejorar cualquier estrategia, ya sea de difusión y recaudación de fondos.

 

3. Desde la nube o in situ

Un CRM puede funcionar desde la nube o in situ. En el primer caso, es posible acceder desde cualquier navegador y en cualquier dispositivo. Simplemente, se necesitará la información de inicio de sesión y luego los integrantes de la organización podrán ingresar desde cualquier lugar. Por otro lado, un CRM in situ es un software que se descargará en un computador central, al que solo podrá acceder a desde un equipo específico. Las grandes organizaciones sin fines de lucro generalmente usan software de CRM en el sitio porque tienen el personal y los recursos para mantenerlo.

 

4. Rastrear todo tipo de datos

Un CRM puede rastrear todo tipo de datos de donantes, pero incluso rastrean el tipo de componentes con los que interactúa la organización, como, por ejemplo, personal, voluntarios, directorio, etc. Está destinado a ayudar a personalizar el enfoque cuando se conecta con los donantes. Debido a que brinda una ventaja personal y más cálida, puede hacer la diferencia cuando se trata de relacionarse con el público.

 

5. Beneficios

En primer lugar, centralizar datos en un mismo lugar. Algunos ofrecen la opción de vincularse con las redes sociales, lo que permite orientar las publicaciones en una misma línea. Por otra parte, la segmentación de listas permite optimizar el acercamiento a los públicos y la comunicación con ellos. También ofrecen funcionalidades para organizar y planificar eventos, ayuda a la gestión de proyectos e incluso se pueden administrar equipos y voluntarios.

 

6. Para recaudar fondos

En una organización sin fines de lucro, la información de las donaciones también se puede almacenar en el software CRM, como el historial de aportes, o segmentarlos según criterios relevantes, como montos o periodicidad, entre otros.

 

7. Manejo de comunicación

Muchos CRM permiten segmentar los contactos por cualquier cantidad de factores, como lo señalamos más arriba. Esta es una función valiosa ya que el grupo de donantes será diferente del grupo de voluntarios, y ambos prometen ser diferentes comunidades que la organización desea beneficiar y/o relacionarse. Cuando segmentas tus contactos, es mucho más fácil controlar quién ve qué y la comunicación puede ser mucho más efectiva y eficiente.

 

8. Potenciar al equipo

Los equipos de ventas no solo usan CRM para administrar contactos, sino que lo que es más importante, rastrean contactos a través de la canalización de ventas. Con la visibilidad de la cartera de ventas proporcionada por un CRM, los equipos pueden ver qué prospectos están en camino de convertirse en clientes. Usando este enfoque, el equipo de un organización sin fines de lucro puede crear una estrategia sobre cómo cerrar a los contactos que avanzan poco a poco hacia la línea de meta, o recuperar a los donantes y/o voluntarios que estaban pendientes de un hilo.

 

9. Evaluar

Al tener todos los datos de contacto en un solo lugar, se vuelve exponencialmente más fácil analizar el éxito de las iniciativas. Averiguar cuáles de las estrategias están funcionando y cuáles no, optimizar las comunicaciones, etc.

 

10. ¿Por dónde empezar?

Busca las características que la organización necesita y piensa en una solución que pueda crecer antes de comenzar a llamar a los proveedores. Investiga, contáctate con los proveedores y pide una demostración. Mientras más a consciencia sea este trabajo, el CRM elegido podrá ser el adecuado para la organización.

 

Fotografía: “CRM” por Nick Youngson / Alpha Stock Images licencia bajo BY-SA 3.0.